Cálculo del ROI (Retorno de la inversión) para proyectos de automatización de procesos
Actualizado: 7 dic 2022
Estimar el retorno de la inversión (ROI) para la automatización de procesos puede que no sea un proceso sencillo, pero si se eligen cuidadosamente los criterios e ingresan los números de acuerdo con las fórmulas correctas, es posible realizarlo, y sobre todo, sumamente importante para el éxito del proyecto.
En esta nota realizaremos una guía para poder calcular el ROI.
Antes que nada, como primer paso, debemos definir nuestros objetivos de automatización. Como ya mencionamos en uno de nuestros artículos, desde RMR, siempre sugerimos a nuestros clientes, que antes de encarar un proceso de automatización en sus empresas, realicen un paso previo muy importante: llevar a cabo lo que se conoce como un ejercicio de descubrimiento, un “Process Discovery”, cuyo objetivo es encontrar los dolores que existen dentro del área o de los procesos que se quieren automatizar y entender que beneficios se obtendrían al automatizar los mismos.
Luego de haber delineado el alcance de nuestro proyecto de automatización y saber qué es lo que deseamos automatizar, debemos determinar los resultados deseados y hacerlos tangibles eligiendo métricas y estableciendo KPI´s.
Hay al menos cuatro resultados cuantitativos de la implementación de RPA:
Ahorro de costos de mano de obra: Estadísticamente, una solución RPA funciona a ⅓ del costo de los recursos en el extranjero de las empresas y 1/10 de sus recursos en tierra.
Ahorro de tiempo: El uso de bots RPA puede reducir significativamente los tiempos de procesamiento, en algunos casos de semanas a segundos.
Reducción de errores humanos y costos relacionados: La implementación de RPA puede ayudar a eliminar errores operativos y reducir los costos relacionados con su reparación.
Velocidad de implementación de RPA: El tiempo promedio que lleva automatizar un proceso usando RPA es de varios días a un par de semanas.
Una vez realizado esta medición, el siguiente paso es estimar el valor de las ganancias de tiempo.
Uno de los errores más comunes al calcular el ROI para proyectos RPA es aplicar la fórmula donde el ROI se expresa como la diferencia entre el costo de los procesos ejecutados por los empleados y los costos de los procesos ejecutados por los bots.
El problema es que, además de los ahorros directos en tiempo y mano de obra, el retorno de la inversión en proyectos de RPA consta de algunos otros componentes importantes. Por eso es mejor llamar a esta diferencia el Valor de las Ganancias de Tiempo (VTG).
Calcular VTG es el primer paso esencial para evaluar el ROI. La fórmula para calcularlo es la siguiente:
VTG = (CE – CA)/CA x 100 %
CE = Costos de los procesos ejecutados por los empleados.
Estimar todos estos gastos es lo que realmente hace que calcular el ROI para RPA sea tan difícil. Es por eso que recomendamos no buscar obtener una cifra específica, sino comprender un rango posible.
La fórmula para calcular el EC es la siguiente: EC = (Gastos Directos + Indirecto + Gastos varios) x Coeficiente FTE
AC = Costos de los procesos ejecutados por bots.
La fórmula para calcular el AC es la siguiente: AC = (Gastos Directos + Indirectos) x Coeficiente FTE.
Finalmente, el último paso es calcular el ROI para RPA
El retorno de la inversión en proyectos RPA consta de una serie de componentes importantes. Como mencionamos anteriormente, cuando configuramos las métricas de éxito y KPI´s, además del ahorro en costos de mano de obra, también obtenemos ahorro de tiempo y eliminación de errores.
Es por eso que se deben agregar dos componentes más a la fórmula RPA ROI:
Valor de la aceleración del proceso
Valor de la reducción de errores
Teniendo en cuenta estos componentes, la fórmula correcta para RPA ROI sería la siguiente:
RPA ROI = [(VTG*AC + Valor de aceleración del proceso + Valor de reducción de error) – AC]/AC x 100%
Como se podrá ver, son muchos los datos a tener en cuenta para realizar el cálculo del retorno de la inversión, pero si se lo realiza de una manera ordenada, se puede llevar a cabo, y los resultados son muy beneficiosos para una exitosa implementación del proyecto de automatización en la empresa.