Diez errores comunes a la hora de automatizar

Existen errores comunes con los que nos solemos encontrar cuando hablamos con nuestros clientes, en lo que refiere a proyectos de automatización de procesos. En esta nota, te contamos los diez principales, con el objetivo de tenerlos en cuenta si tu empresa encaró o está por encarar un proyecto de este estilo.

1) Enamorarnos de una sola tecnología: El primer error es pensar qué con solo una tecnología o software, puedo automatizar todas las tareas de mi empresa. Siempre sugerimos primero pensar que se va a automatizar, y luego elegir con que herramientas voy a llevar a cabo dicho proceso. De ahí la importancia de realizar un “process discovery” previo a la automatización de cualquier área de la empresa.

2) Pensar que la automatización es la solución siempre: Algunas veces se cree que la automatización es la solución para todo. Por eso es importante, revisar los procesos que queremos automatizar, ya que en ocasiones, nos daremos cuenta que la automatización no es la solución que necesitamos para optimizar ciertas tareas.

3) Falta de monitoreo de nuestros procesos: Muchas veces, luego del pasaje a producción, nos encontramos con la falta de seguimiento de las tareas que realizan nuestros trabajadores digitales. Es fundamental contar con un monitor en el cuál se puedan ver todos los procesos y tareas que ejecutan nuestros trabajadores digitales, a fin de que podamos hacer el correcto seguimiento y mantenimiento de los mismos.

4) Pensar a la automatización como una simple tarea de repetición: Un error muy común con el que nos encontramos, es pensar que un proyecto de transformación digital es automatizar tareas simples y repetitivas, lo cual no es correcto. Muchas veces nos encontramos con procesos complejos, que merecen ser analizados profundamente, incluso dividirlos en subprocesos para conocer cuál es la mejor forma de llevarlos a cabo.

5) Pensar el proyecto de automatización sin incluir al área de sistemas: Otro error que se comete es pensar que las áreas de negocio pueden automatizar sin la presencia de sistemas. Nuestra recomendación es siempre involucrar al equipo de IT en cualquier plan de automatización de la compañía.

6) Utilizar métricas erróneas para medir los éxitos de nuestra automatización: En muchas ocasiones, no se definen previamente al proceso de automatización, las métricas para medir el éxito de la misma. Recomendamos siempre pensar y tener en cuenta, cuales son los KPI que queremos obtener de ese proceso de automatización, los cuales muchas veces no son los mismos que teníamos cuando las tareas no estaban automatizadas.

7) No comprometer en el proceso de automatización a los steakholders: Cuando comenzamos un proceso de automatización, es importante, hacer parte del mismo a todos los interesados y no solo a la gente de las áreas involucrados en el proyecto de automatización. Que exista una buena comunicación sobre el proyecto, es fundamental para el éxito del mismo.

8) Gastar demasiados esfuerzos en procesos complicados: En muchas ocasiones, cuando se encaran proyectos para automatizar tareas, se pone demasiado esfuerzo en tratar de automatizar procesos que son muy complejos. Nuestra recomendación, es primero verificar si estos, en vez de una automatización, requieren realizar una reingeniería de procesos.

9) Testeos insuficientes: Algo que observamos habitualmente en los procesos de automatización, es la falta de testeos antes de poner en producción a los Bots. Es fundamental realizar varias pruebas con altos volúmenes de datos, ya que esto, como en todo proyecto de IT, harán que los resultados sean los esperados.

10) No tener en cuenta el impacto sobre la cultura de la organización: Siempre que se inicia cualquier proceso de automatización, o de transformación digital, debemos considerar el impacto que tendrá sobre la cultura de la organización y sus empleados. Por eso mismo, siempre recomendamos involucrar al área de recursos humanos en este tipo de proyecto.