IA y RPA en Finanzas y Contabilidad: Casos de Uso
Los Directores Financieros (CFO) y sus equipos enfrentan el desafío de lograr metas comerciales ambiciosas con el propósito de fortalecer la competitividad de su organización, aumentar los ingresos y mantener altos niveles de satisfacción del cliente. No obstante, en un mundo donde las regulaciones del sector financiero están en constante aumento y la tecnología evoluciona rápidamente, surge la pregunta de cómo mantenerse actualizados.
Una solución potencial es la Automatización Inteligente (IA), la cual puede encargarse de tareas que antes eran realizadas por seres humanos, manteniendo rigurosos estándares de seguridad en las finanzas y contabilidad. Esta tecnología ha ido ganando popularidad en los procesos financieros y contables debido a su capacidad para optimizarlos y mejorar la precisión.
En esta nota, se explorarán las funciones empresariales de los trabajadores digitales, así como las aplicaciones modernas de la automatización inteligente para alcanzar de manera más efectiva los objetivos comerciales.
¿Cómo se pueden utilizar la IA (Automatización Inteligente) y RPA (Automatización de Procesos Robóticos) en Finanzas y Contabilidad?
La automatización inteligente puede ser utilizada en finanzas y contabilidad para optimizar los procesos, reducir errores y aumentar la eficiencia. Hemos identificado algunas formas en que la IA puede ayudar a un típico departamento de F&A, pero esto no es todo lo que puede hacer.
Casos de uso de IA y RPA en Finanzas y Contabilidad:
Automatización de Facturas
Automatización de Cuentas por Pagar
Automatización de Cuentas por Cobrar
Reportes Financieros
Automatización de Nóminas
Automatización de Órdenes de Compra
Predicciones de Tendencias
Procesamiento de Facturas
El procesamiento de facturas representa una labor que consume mucho tiempo y recursos para el personal en la oficina trasera, especialmente cuando las facturas llegan en formatos no estructurados. Esta situación plantea el riesgo de errores humanos y demoras en los procesos de facturación.
No obstante, gracias a la Inteligencia Artificial (IA), los trabajadores digitales facilitan considerablemente la generación de facturas. Estos empleados virtuales pueden extraer datos cruciales de las facturas, como el nombre del proveedor, número de factura, fecha, monto y conceptos, y luego ingresarlos con alta precisión y velocidad en el software de contabilidad o los sistemas ERP. Además, estos trabajadores digitales pueden conciliar facturas con órdenes de compra y recibos, verificar posibles errores y discrepancias, direccionar las facturas para su aprobación y generar informes de gastos.
Una herramienta eficiente para capturar datos es el Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP), que se encuentra disponible junto con SS&C | Blue Prism® Decipher IDP. Esta herramienta combina el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y la inteligencia artificial para extraer información precisa incluso de documentos complejos y posteriormente ingresarla en el sistema correspondiente.
Al agilizar el procesamiento de facturas mediante la automatización inteligente, las organizaciones pueden reducir errores y mejorar significativamente el ahorro de costos, el tiempo de ciclo y el cumplimiento normativo.
Procesamiento de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar
La eficiencia y fiabilidad en el procesamiento de cuentas juegan un papel fundamental en el éxito a largo plazo de cualquier organización. Cuando los procesos son lentos o propensos a errores, la confianza de los clientes en el negocio se ve afectada y pueden surgir complicaciones relacionadas con el cumplimiento normativo.
Afortunadamente, existen soluciones para abordar este desafío. A pesar de que los procesos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar suelen ser consumidores de tiempo, su estructura los hace idóneos para la automatización inteligente.
Mediante el uso de trabajadores digitales, es posible automatizar la gestión de pagos y la creación, transmisión y seguimiento de facturas, lo que aumenta la transparencia y disminuye los pagos atrasados. Asimismo, estos trabajadores virtuales pueden asignar automáticamente las facturas entrantes a los destinatarios correspondientes y programar recordatorios para evitar retrasos u olvidos en los pagos. Al emplear la automatización inteligente, se logra mejorar la eficiencia y precisión de estos procesos, lo que fortalece la confianza del cliente y evita potenciales inconvenientes relacionados con el cumplimiento normativo.
Reportes Financieros
Los tomadores de decisiones necesitan acceso a información precisa y oportuna para desempeñar su trabajo de manera efectiva. A medida que el mercado evoluciona, aumenta la demanda de que los departamentos financieros proporcionen informes financieros más actualizados o incluso en tiempo real, lo que puede ser difícil de lograr al rastrear manualmente los datos y generar informes.
Los trabajadores digitales pueden ayudar con los reportes financieros al automatizar el proceso de recopilación de datos, análisis y generación de informes. Esto puede reducir el riesgo de errores y mejorar la precisión de los documentos financieros, así como ahorrar tiempo y recursos.
Tus trabajadores digitales también pueden ayudar a garantizar el cumplimiento de las medidas reglamentarias, verificando los detalles con las regulaciones y estándares de la industria. Con las soluciones digitales, se mejora la eficiencia en la generación de informes financieros, lo que permite proporcionar información actualizada y precisa para facilitar la toma de decisiones.
Procesamiento de Nóminas
La exactitud y puntualidad en el procesamiento de nóminas son aspectos clave para la satisfacción de los empleados. Esta responsabilidad se vuelve sumamente crítica, y asegurar una ejecución correcta desde el principio puede ser un proceso laborioso y manual para el personal de Recursos Humanos (RRHH).
No obstante, los trabajadores digitales inteligentes pueden automatizar tareas en la nómina que consumen mucho tiempo y se repiten constantemente, como la introducción manual de datos, la migración de información y la conciliación, con el fin de aumentar la eficiencia. Estos trabajadores virtuales pueden generar automáticamente recibos de pago y envíos de nómina, calcular deducciones y llevar un seguimiento de las horas trabajadas por los empleados. Como resultado, esto libera al equipo de RRHH para que pueda enfocarse en tareas de mayor valor, como el compromiso con los empleados y la gestión del talento.
La Inteligencia Artificial también asegura que se cumplan los requisitos reglamentarios, como la presentación de impuestos, los informes de cumplimiento y las leyes fiscales y laborales, al mismo tiempo que reduce el riesgo de errores o sanciones. En general, los trabajadores digitales automatizan tareas repetitivas en colaboración con el personal de RRHH, lo que permite liberar tiempo y recursos valiosos para la organización.
Órdenes de Compra
En conjunto con la administración de cuentas por pagar, es posible que el departamento de finanzas desempeñe un papel de asesoramiento o supervisión en el proceso de adquisiciones, incluidas las decisiones de compra. En tales situaciones, es común enfrentar fricciones y retrasos debido a la naturaleza manual de estos procesos, incluso después de que los gastos y el presupuesto hayan sido aprobados.
Un trabajador digital puede ofrecer ayuda con las órdenes de compra al automatizar la entrada de datos, los flujos de aprobación y las notificaciones. Esto reduce la carga manual requerida para procesar las órdenes de compra, al mismo tiempo que garantiza la precisión y la puntualidad en el proceso.
La implementación de un equipo de trabajo digital inteligente también facilita un mejor seguimiento e informes de las órdenes de compra, lo que permite a las empresas tomar decisiones fundamentadas en cuanto a sus adquisiciones. Al optimizar el proceso de órdenes de compra, la IA mejora la eficiencia y la productividad, liberando así tiempo para que los empleados puedan enfocarse en tareas de mayor valor que anteriormente se encargaban de estas labores.
Predicciones de Tendencias
Para realizar pronósticos financieros precisos, es fundamental que los estados financieros y los datos sean ingresados y mantenidos de manera correcta. Sin embargo, con el procesamiento manual, siempre existe la posibilidad de inexactitudes al recopilar e ingresar datos provenientes de múltiples fuentes.
El uso de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) puede ser de gran ayuda en el análisis y predicción de tendencias financieras. Gracias a estas soluciones, los profesionales financieros pueden dedicar menos tiempo a tareas manuales y disponer de más tiempo para la toma de decisiones estratégicas. Asimismo, esta tecnología mejora la precisión y reduce el riesgo de errores humanos, lo que contribuye a elevar la calidad general de la información financiera.
Beneficios de la IA y RPA en Finanzas y Contabilidad
La automatización inteligente ofrece una serie de beneficios a los departamentos de finanzas y contabilidad, como la mejora en la precisión, el cumplimiento normativo y la rapidez en la productividad. Además, permite realizar trabajos de mayor valor al delegar tareas que consumen mucho tiempo a trabajadores digitales.
Algunos de los beneficios clave de la automatización inteligente son:
- Integridad de datos
- Eficiencia operativa
- Generación de informes y análisis proactivos
Otros beneficios adicionales incluyen:
- Mayor satisfacción de los empleados
- Mejora en el servicio al cliente
- Ahorro de costos más elevado
- Ampliación de la escalabilidad de los procesos
- Mejora en la mitigación de riesgos
- Mejores registros de auditoría
- Operaciones optimizadas
No dejes que tu organización se quede atrás. Enfrenta estos desafíos de forma proactiva implementando algunas de estas soluciones digitales. Si deseas obtener más información sobre los beneficios que esta tecnología puede ofrecer, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en info@rmrconsultores.com. Estaremos encantados de brindarte ayuda y asesoramiento.
RMR, tu socio estratégico tecnológico.